INTRANET

Seguindo com a nossa Campanha de Processos, chegou a hora de falar sobre a criação e a revisão de documentos normativos (políticas e procedimentos) da nossa empresa. Afinal, seguir um padrão é essencial para garantirmos que todos os nossos normativos traduzam e fortaleçam a nossa Cultura Ser Assaí é Assim.

O primeiro passo para a criação ou revisão de um normativo é a abertura de um chamado na Central de Soluções Assaí – CSA. Quando o conteúdo normativo (política ou procedimento) já está escrito ou no caso de revisão, é só anexá-lo ao chamado. Agora, caso a área ainda não possua o conteúdo, este pode ser mapeado durante o trabalho do Escritório de Projetos & Processos (EPP).

Depois da abertura de chamado, o EPP vai inserir o documento em sistema de workflow de aprovações (Sharepoint). É nessa ferramenta que o documento é revisado pelo solicitante e pelos departamentos envolvidos, se aplicável – feito isso, cada revisor(a) será notificado para trabalhar no texto do normativo.

Alguns pontos que todos(as) devem ficar atentos(as)…

– Padronizar o documento (formatação do arquivo), bem como observar conflitos de escrita com outros documentos existentes, ou ainda, identificar a necessidade de participação de outra área na revisão é tarefa do EPP.

– Cabe ao revisor(a) que tenha todo o cuidado com o conteúdo do texto do normativo, pois é o momento de depositar na documentação todo seu conhecimento sobre o processo (documento de procedimento) ou sobre as regras (políticas).

E o papel dos(as) Revisores(as) e Aprovadores(as) nesse processo? Bom…

– Revisor(a): responsabilidade em escrever o conteúdo. São essas pessoas quem vão contribuir com o texto do normativo. Revisores(as) trabalham no texto do documento em formato editável

– Aprovador(a): responsabilidade em validar a documentação escrita. Aprovadores(as) recebem e aprovam os documentos em formatos não editáveis.

Ao final, a publicação de cada normativo na página de políticas da Intranet ocorrerá de maneira automática, após o “de acordo” dos(as) aprovadores(as) no sistema de workflow. Com todo o processo finalizado, o chamado será encerrado pelo EPP.

Ficou com alguma dúvida ou quer saber mais detalhes sobre a elaboração e a publicação de documentos? Clique aqui e acesse o normativo completo! Caso tenha interesse, você também poderá acessar a Política – Gestão de Documentos Normativos.