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Já falamos por aqui como é importante garantirmos a estruturação e a formalização dos nossos processos, pois eles devem traduzir a nossa cultura. Os documentos gerados com a formalização são guias para que todos possamos atuar com Simplicidade, Ética e Compromisso com o resultado. Hoje, vamos abordar justamente as responsabilidades nas tarefas de confecção, aprovação e publicação de documentos normativos oficiais do Nosso Assaí.

É importante destacar que temos a Equipe de Projetos & Processos para a padronização, mapeamento e sugestão de melhoria de processos, além da publicação das políticas e procedimentos. Mas tudo começa com a abertura, pela área de negócio, de um chamado na Central de Soluções Assaí (CSA). Ou seja, a área identifica a necessidade de estruturação de um processo e conta com o apoio da Equipe do Escritório de Projetos & Processos, que fica responsável pelas gestões que envolvam análises, desenhos, transformações, desempenhos e identificação de responsabilidade dos processos, usando a Matriz RACI. Já conhece essa ferramenta?

A Matriz RACI é uma ferramenta de gestão para ajudar a definir papeis e responsabilidade na atuação dos envolvidos no processo, tendo quatro classificações para as funções, de acordo com o avanço das etapas:

 – R | Responsável

– A | Aprovador

– C | Consultado

– I | Informado.

Por isso, o processo precisa ter: um dono, que pode ser uma pessoa ou um grupo, com a responsabilidade de prestar contas, executar e responder pelo desempenho do processo; um gestor, que liderar as iniciativas de transformações e melhorias de processos; e um consultor/analista de processos, que cria modelos do processo atual e realiza análises e avaliação para orientar o processo futuro.

E tem mais: a Equipe do Escritório de Projetos & Processos também tem um procedimento estruturado para a sua atuação, com uma classificação para os diferentes níveis de processos. Eles podem ser macroprocessos, processos de negócio, funções de negócio, subprocessos, atividades, tarefas e passos, e a equipe está preparada para dar suporte em cada um deles.

O fundamental é que todos estejam estruturados e formalizados, minimizando o desperdício de tempo, recursos e esforços, para que possamos atuar junto dos valores da nossa Cultura.