Com o intenso crescimento do Assaí, a demanda por novos projetos tem aumentado cada vez mais. Com isso, também precisamos padronizar e adaptar os processos de todas áreas, mapeando melhorias e garantindo o compartilhamento do conhecimento que ajuda a sustentar o Nosso Negócio. Para este desafio, contamos com o apoio do Escritório de Projetos & Processos, área responsável por gerenciar e padronizar todo o portfolio de projetos e processos do Assaí, com um time especializado no assunto e que utiliza uma metodologia padronizada e oficial para gestão de projetos e processos.
FIQUE LIGADO(A) E SAIBA COMO O EPP PODE TE AJUDAR A TIRAR UM PROJETO DO PAPEL, MAPEAR UM NOVO PROCESSO OU PADRONIZAR UM PROCEDIMENTO:
Gestão de projetos | Conceitos
Quero tirar um projeto do papel. Por onde começo?
O primeiro passo é identificar se o seu projeto é realmente um projeto. Você sabe a diferença entre projeto e demanda?
Dá uma olhada nessas três dicas:
Projeto
Tem começo, meio e fim definidos.
Pode envolver mais de uma diretoria ou até outras empresas do mesmo grupo.
Tem um objetivo pré-definido, como criar um novo produto, serviço, processo etc.
Demanda
É uma necessidade para facilitar a operação ou obter novos resultados.
Tem curta duração.
Normalmente, são atendidas pela área de TI.
Consultoria de projetos | Suporte e Métodos
Se sua solicitação for um projeto, seguirá as seguintes etapas:
1) Iniciação
TAP (Termo de Abertura Projeto)
Identificação das Partes Interessadas
Estudo de viabilidade
2) Planejamento
Declaração de Escopo
Plano de comunicação
Cronograma
Matriz de Riscos
3) EXECUÇÃO
Execução do Planejamento
Status report
Homologação
4) MONITORAMENTO & CONTROLE
Planejado X Executado
Controle de mudanças
Termo de mudança
5) ENCERRAMENTO
Aceite do projeto, produto ou serviço.
Termo de Encerramento
Iniciação
FASE INICIAL, QUE ANTECEDE A APROVAÇÃO DO PROJETO.
Aqui, acontece o tratamento da intenção de projeto, desde a sua ideia inicial, até a formalização da aprovação para iniciar o projeto.
• Elaboração da TAP
• Elaboração de estudo de viabilidade (para os projetos de grande impacto financeiro e operacionais) e levantamento das partes interessadas no projeto
FASES PARA APROVAÇÃO DO PROJETO:
Planejamento
A partir da autorização para execução do projeto, é hora de iniciar o planejamento, considerando toda a metodologia disponibilizada pelo EPP.
Neste momento, é necessário considerar todas as definições de regras de negócios, mapeamento de riscos, alinhamentos e plano de comunicação a fim de garantir que todas as partes foram envolvidas. Elaborar a declaração de escopo e garantir que esteja clara, objetiva e finalizada, para que sejam definidas as atividades detalhadas, com as devidas datas e responsáveis (cronograma).
IMPORTANTE: quanto maior o tempo dedicado no planejamento do projeto, menor serão os retrabalhos ou ajustes em tempo de execução, contribuindo para a entrega do projeto no prazo.
GERENTE DO PROJETO:
EXECUÇÃO
Após definir o plano do projeto e elaborar os documentos que serão utilizados como base para o desenvolvimento, é hora de acompanhar a execução, exercendo um papel de gestor de tempo, por meio do cronograma, para delegar as atividades e iniciar as ações.
MONITORAMENTO & CONTROLE
Nessa etapa, é o momento para observar, de forma criteriosa, a condução e execução do projeto, avaliando a produtividade dos recursos alocados, e observar também a necessidade de interferências para garantir o comprimento das etapas do projeto.
O Gerente do Projeto fará a gestão do tempo, custo e qualidade, por meio de alinhamentos junto aos envolvidos do projeto, e avaliando as entregas parciais de cada um.
Utilizando ATA de reuniões, Status Report e termo de entregas, o projeto é monitorado e controlado de forma estruturada e eficaz.
ENCERRAMENTO
Após as homologações realizadas, pilotos (quando aplicável), go live e acompanhamento dos primeiros processos em produção, o Termo de Encerramento será registrado pelo Gerente do Projeto. Neste documento, são registradas as entregas realizadas, pendências (se houver) e aceite dos envolvidos diretamente no projeto.
Nesta etapa, também são apresentadas as lições aprendidas que foram geradas durante a execução do projeto. Este documento é importante para prever riscos e atividades fundamentais no planejamento dos próximos projetos.
Melhoria de processos | Mapeamento
O Escritório de Projetos & Processos também atua no mapeamento e melhoria de processos:
Apoio para identificar baixa performance nos processos
Apoio para identificar gargalos, GAPs ou oportunidades de melhorias de processos
Auxiliar a identificar donos de processos
Suportar às áreas na transformação de processos
Sugerir às áreas formas de atuação visando sempre agilidade, baixo custo e qualidade nas tarefas
Políticas e procedimentos | Publicações
O Escritório de Projetos & Processos é responsável por padronizar todos os documentos normativos do Assaí, classificados conforme abaixo:
O propósito é criar um documento que represente visualmente os processos ou regras de negócio.
Na prática: é necessária quando uma área do Assaí possui um processo, cujos detalhes não estão formalizados em um documento e, de alguma forma, é necessário para: auditorias, projetos, mudanças de processos ou geração de conhecimento para as equipes.
Clique no nome do documento para descobrir a função de cada um!
Código de Ética
É o documento que reúne as principais diretrizes do Assaí relacionadas à condução dos negócios e ao comportamento esperado de todos aqueles que se relacionam com o Assaí, interna e externamente.
Política
É o primeiro nível de documentação e está relacionado às diretrizes do Assaí e ao Código de Ética. São documentos que estabelecem um conjunto de diretrizes e/ou premissas que orientam e direcionam as ações internas ou externas e condicionam sua execução.
Procedimentos
Descreve de forma objetiva a sequência lógica de atividades essenciais para realizar de determinado processo.
Fluxograma
Informa e apresenta as atividades sequenciais (processos) documentando as práticas realizadas. Este documento permite guardar e compartilhar o conhecimento técnico, com a padronização e o controle de informações, atendendo às necessidades específicas, legislações, requisitos, etc.
Manual
Descreve as funcionalidades de uma operação e/ou tarefa, sendo um documento que normalmente acompanha um sequencial de telas sistêmicas para determinada tarefa.
Instrução de Trabalho
Descreve instruções rápidas sobre parte de uma operação e/ou tarefa que se deseja reforçar.
Formulário
É um documento de apoio utilizado para evidenciar/formalizar o registro e o controle de determinadas atividades.